Amministrazione, bilancio e segnalazioni

L'Area Contabilità e Bilancio è responsabile della gestione delle seguenti attività:

• Predisposizione 770
• Consolidamento giornaliero dei saldi CRG Euro (quadratura CRG e transitori, gestione dei rilievi, controlli) 
• Gestione automatizzata storni alla clientela (abbuoni)
• Attività operative di supporto alla predisposizione del Bilancio e delle situazioni trimestrali (scritture di assestamento, predisposizione bozza fascicolo di bilancio, contribuzione al consolidato e preparazione Finrep e W2)
• Supporto nella gestione contabile dei cespiti e nelle relative attività di riconciliazione

L'area gestisce le attività connesse alla predisposizione ed all'invio delle segnalazioni di Vigilanza (Basi informative dirette alla Banca d'Italia) e alla gestione dei rilievi ricevuti dalla medesima Autorità di Vigilanza. In particolare:

• Verifica aggiornamento dell'impianto tabellare da “PUMA” 
• Raccolta ed inserimento dati manuali 
• Rimozione anomalie caricamento unità informative aziendali (UIA) 
• Quadratura dati input 
• Generazione matrici e loro verifiche formali e di quadratura 
• Gestione rilievi 
• Invio delle matrici in Banca d'Italia;
• Gestione reportistica 
• Gestione comunicazioni con uffici interessati della Banca

Il servizio include tutte le attività direttamente e indirettamente connesse ai processi amministrativo-contabili relativi al ciclo attivo e passivo. In particolare:

- Ciclo Attivo

• Creazione, aggiornamento o annullamento delle anagrafiche funzionali al ciclo di acquisti, quali ad esempio: Materiali/Servizi e Gruppi Merce
• Gestione dei processi di creazione e modifica delle anagrafiche dei fornitori e dei clienti
• Gestione delle attività successive alla qualifica sull’Albo Fornitori
• Gestione delle Richieste di Acquisto in linea con le esigenze manifestate
• Predisposizione degli Ordini di Acquisto nei confronti del Fornitore con successiva richiesta di approvazione
• Gestione e presidio dei servizi di Fleet Management connessi alla gestione del parco auto del Gruppo

• Supporto Help Desk per le attività di fatturazione elettronica
• Gestione dei processi di firma, spedizione e ritorno degli ordini e dei contratti passivi nell’ambito del servizio di Contract Center e definizione dei documenti da allegare ai contratti, funzionali alla corretta gestione degli adempimenti amministrativi
• Gestione dell’archiviazione accentrata della documentazione contrattuale e accessoria relativa agli acquisti
• Creazione del “materiale” (servizio di fatturazione)
• Caricamento contratto attivo (a canone, a consumo, one shot, ordine di vendita)
• Emissione documento attivo (FE, Documento No IVA)
• Emissione note di variazione interne
• Gestione degli incassi
• Gestione solleciti degli incassi
• Accantonamenti “previsionali” FDE mensili/trimestrali e successivi storni
• Accantonamenti “previsionali” FDE di fine anno

• Duplicazione/rinnovocontratti
• Emissione e invio fatture elettroniche al S.d.i. a fronte di corrispettivi automatici/manuali

- Ciclo Passivo

• Registrazione dei documenti passivi, adempimenti IVA ad essi connessi (reverse charge, emissione TD20, invio vs il S.d.i. delle autofatture)
• Controlli fine mese IVA e ritenute d’acconto lavoro autonomo
• Approvazione step amministrativo nelle strategie di rilascio degli OdA
• Avvio del flusso del benestare al pagamento
• Accantonamenti previsionali mensili/trimestrali da O.d.A. e da contratti attivi intercompany
• Gestione dello scadenzario dei fitti passivi
• Verifica e quadratura dati ai fini della predisposizione annuale della Certificazione Unica per il lavoro autonomo
• Produzione dei Registri IVA provvisori e definitivi

ELABORAZIONE CEDOLINI

Il servizio assicura la corretta gestione e l’applicazione tempestiva dei servizi di elaborazione degli stipendi, operando in stretto coordinamento con la corrispondente struttura di Capogruppo. In particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• calcolo delle competenze retributive fisse e variabili
• determinazione delle mensilità aggiuntive ed eventuali conguagli per periodi non lavorati
• determinazione dei contributi per il Fondo Pensione Nazionale
• determinazione dei contributi per la Cassa Mutua Nazionale
• conguaglio previdenziale e fiscale anche per effetto di redditi da altro datore di lavoro o da terzi
• determinazione dei contributi previdenziali a carico del lavoratore e del datore di lavoro
• determinazione TFR e calcolo rivalutazione
• stampa e invio del mod. 770 quadri relativi ai redditi di lavoro dipendente
• applicazione e gestione di novità normative in riferimento all'elaborazione delle paghe

PROCEDURA HR ZUCCHETTI

Il servizio assicura la corretta gestione dell’applicativo Zucchetti attraverso l’aggiornamento delle release dei prodotti e delle relative patch non appena rese disponibili, informando preventivamente i clienti delle modifiche intervenute, ove queste abbiano impatto sul normale utilizzo dei prodotti. Il servizio, inoltre, garantisce l’integrità dei dati presenti nei diversi moduli, garantendone il mantenimento della disponibilità, nonché l’aggiornamento e l’integrità delle elaborazioni. Quanto sopra descritto si può sintetizzare nei seguenti punti:

• Utilizzo delle licenze d’uso della Suite Zucchetti, per le quali si ha titolarità
• Aggiornamenti software normativi e procedurali
• Assistenza di secondo livello per il tramite di Blutec s.r.l.
• Hosting hardware e software tramite BCC Sistemi Informatici S.p.A.

Il servizio assicura inoltre la corretta gestione dei processi di amministrazione del personale, con particolare riguardo alla rilevazione presenze, Work Flow e Piano ferie. In particolare:

• La gestione dell’Hr Portal mediante il quale il dipendente accede alle procedure Zucchetti cui è abilitato e riceve la documentazione relativa al rapporto di lavoro e le comunicazioni aziendali
• La rilevazione Presenze che consente di raccogliere le timbrature delle risorse e di gestirle nel rispetto del profilo orario di lavoro, garantendo la corretta elaborazione degli istituti contrattuali propedeutica alla procedura paghe
• Il Work Flow che consente di gestire il processo di autorizzazione, da parte dei responsabili nei confronti dei loro collaboratori, delle richieste di (ad esempio) permessi, ferie, straordinari, reperibilità, ecc…
• La gestione del Piano Ferie che consente a tutte le risorse di pianificare nell’ambito di un periodo annuale le proprie ferie e offre ai responsabili la possibilità di verificare e approvare la pianificazione complessiva delle risorse a loro assegnate